生鮮配送如何對賬核單？3個實用技巧
時間：2024-03-27 14:15來源：
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作為一個生鮮配送公司，財務部門的對賬核單板塊是整個公司非常繁瑣且十分重要的事項。你可以想象一下，采購單、配送單、損耗單、庫存盤點單等，都是很龐大且瑣碎的工程，所以單獨把這個對賬核單技巧作為一個章節單獨列出來，跟大家做詳細的分解跟介紹。
現在的生鮮運營公司，只要上了些規模已經在逐步的往數據系統化發展，數據系統化會提升財務核算工作的效率和精確性，把對賬人員從瑣碎的計算工作中解放出來。作為一個生鮮運營公司，我們一定要清晰明了的核準每筆交易的單據。如果公司不這樣做，它所蘊含的風險非常的大。這個風險會引發收款環節的延遲，還會造成公司日常管理的損耗加大，成本提高，甚至會滋生貪污的溫床。
支出、收入
01
總賬清晰
支出金額、收入金額兩本總賬的準確性是我們做精細化管理的基礎。它就像是進水管和出水管，先保證進水管和出水管無異常，再去核對水流是否正常，管道中間是否有漏洞。比如財務部門本月總賬采購支出100萬，采購必須用100萬的采購單來核銷（即ERP管理系統導出的采購支出為100萬）。
財務部門用ERP管理系統導出（即配送單或結賬單）營業收入126萬，即毛利潤26萬在公司可控制的范圍內。如果營業收入是108萬，即毛利潤8萬這就遠遠低于公司核定的利潤。其實無論高低我們都必須核對數據的真實性，并提出降低成本的可行性方案。
支出明細賬
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張張清晰
采購備用金數額合理,一般不超過3天的采購量。采購人員手上的現金太多，會引發挪用公款的風險。因采購金挪用公款的事例非常多我們要用流程來減少控制風險的發生；
采購金支付優先級為：公對公轉賬——公對私轉賬（供應商私賬）——私對私轉賬（公司私賬對供應商私賬）——微信支付寶轉賬——現金支付（此項在付采購金時盡量避免），非現金類支付方便核查取證，除特殊情況外盡量避免現金支付；
采購單原始憑證留底，原始憑證需要體現商品名稱、規格、采購數量、單價、總價、折讓、實付金額等商品信息，及供應商聯系人、電話、地址等供應商信息。
采購款支付分兩種：
1.采購報銷單及采購付款申請單。采購報銷單是采購人員已經把貨款給供應商，需要核銷采購備用金或采購借款或采購人員墊付的現金等的報銷程序。
2.采購付款申請單是采購人員未支付給供貨商，需要向公司申請直接支付給供貨商貨款的付款程序。
采購報銷單可依公司實際支出情況，按周、10天、15天或其它周期進行采購單報銷，采購付購申請單可依供貨商貨款周期，按合同或口頭承諾的日期付款。采購人員需要爭取供貨商的賬期支持，降低公司流動資金的壓力。
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采購報銷單及采購付款申請單，需要ERP管理系統里導出的采購單明細與采購單原始憑證核對無誤后，由采購人員、倉庫管理人員、系統核對人員共同簽字無誤后提交報銷申請或付款申請。
支出明細賬
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張張清晰
配送單或銷貨清單關系到公司營業額的準確性、收款的及時性等重要信息，關聯到的相關人員也非常多，客戶簽單人員、配送司機、系統核單員、單據匯總統計員、財務核單員等。這需要公司各部門員工的高效配合保證單據的準確性、及時性、無遺漏和可追溯。
凡有出貨一定要有配送單或銷貨清單，時間及條件允許請使用機打配送單或銷貨清單，避免因手寫引起的商品描述錯誤、計算錯誤、字跡模糊等對賬爭議。現在的ERP生鮮管理系統都可以輕松解決這個問題。
如果有臨時性的加急出貨，可以先以手寫單的方式讓客戶簽收，第二日補簽機打配送單。這樣就可以確保所有出貨都有原始簽收單及ERP生鮮管理系統的電子配送單，方便匯總結算。
凡是簽收單據要確保回單及時性，單據能當天回簽的不能拖延至第二日，特殊情況對方需要多個領導簽字的也需控制在3日內拿到簽單。
凡是已簽字的單據要確保雙方認可，而非單方面同意。生鮮產品在簽收時很容易碰到在復稱時修改產品數量，或對價格產生異議而修改單價的情況。此類情況需要配送人員在現場與簽收客戶溝通并及時反饋給公司客服達成一致修改意見。雙方均確認無誤后簽字并注明數據修改原因方便追溯。
配送司機將當日簽收無誤的單據交客服中心或系統核單人員，進行原始單據與系統后臺數據核對，原始簽收單據有進行修改的，系統后臺需進行數據調整。確保原始單據與系統后臺數據完全一致。
原始單據保存歸檔管理是很重要的對賬基礎工作，每日單據數量龐大，管理松懈就會造成單據受潮、數字缺失甚至丟失等嚴重后果。
單據保管員需要用適合的工具提高文件安全性，文件柜和每個客戶專用的單據文件夾，原始單據依客戶、日期順序排列放置，如有借閱需及時歸還。最后按月度做配送單裝訂并附每個客戶的明細匯總，交財務部核查。
財務部依各客戶明細匯總表，與系統核對無誤后，逐一發給客戶對賬。雙方對賬有差異的核查原因直至無差異，進入開票流程。